Party People aufgepasst! Wir haben die fünf wichtigsten Bausteine für ein perfektes Fest.
Ob Hochzeit, Firmenevent, Schul- oder Uni-Ball – große Feste erfordern so einiges an Planung. Welche Dinge auf unserer Checklist für das perfekte Fest stehen und welche Fehler es zu vermeiden gilt, erfahrt ihr hier.
1 – Die Gästeliste
Bevor es an die Details der Eventplanung geht, muss eines stehen: die Gästeliste. Handelt es sich um eine private Feier, fällt es aber oft schwer, den richtigen Rahmen zu finden. Lade ich die dritte Großcousine ein, die ich eigentlich schon seit vielen Jahren nicht mehr gesehen habe? Oft ist das Ausmaß der Gästeliste auch ein finanzielles Thema. Bei Hochzeiten gilt hier folgende Faustregel: zwischen 100 und 150 Euro sollte man pro Gast einplanen – zumindest wenn alle Getränke und Speisen inklusive sind.
Bei (semi-)offenen Events wie Schulball oder Firmenfeier gilt es im ersten Step eine grobe Schätzung der Teilnehmerzahl anzustellen. Hierfür zieht man am besten Zahlen aus vergangenen Events heran, um eine realistische Einschätzung treffen zu können. Sobald somit die Gästeliste beziehungweise –anzahl feststeht, rückt das mitunter wichtigste Thema rund um das Event in den Fokus:
2 – Location, Location, Location!
Wir kennen es doch alle – wir sind Gäste bei einer Veranstaltung und sind von der coolen Location vollkommen überwältigt: das ist der Wow-Effekt! Diesen Wow-Effekt haben allerdings nur die außergewöhnlichsten Locations – aber wie finde ich sie?
Auch wir von der „miss“ haben uns diese Frage gestellt, als wir uns heuer erstmals an das Thema Events für unsere tolle missCOMMUNITY gewagt haben und sind nach einiger Recherche auf der Suche nach einer außergewöhnlichen, hippen und besonderen Location in Wien fündig geworden:
Das Wiener Palais Wertheim am Schwarzenbergplatz bietet mit seinem zeitlosen und modernen Raumkonzept Platz und Raum für die verschiedensten Arten von Events – kreativen Gestaltungsideen sind hier keine Grenzen gesetzt. Auf über 1.000 Quadratmeter und mit 6 Meter Raumhöhe bietet das Palais drei unterschiedlich große Säle – das Highlight bildet der 500 Quadratmeter große Wertheim-Saal, der mit seinen futuristischen Designkomponenten sowie einer genialen Ton- und Lichtanlage jedem Event den ultimativen Wow-Effekt verleiht.
Für noch mehr tolle Eindrücke unserer Lieblingslocation, check out @palaiswertheim auf Instagram:
Psst: Soviel können wir schon verraten – auch wir werden bald wieder live vor Ort sein und Part 2 unserer Eventserie „miss Financial Disco“ erneut im Wiener Palais Wertheim veranstalten – Anmeldestart ist der 06.11.2023 unter https://eveeno.com/financial-disco-part2.
3 – It’s all in the details
Gästeliste und Location stehen fest – nun geht es an die Detailplanung des Events. Gerade da passieren meist die häufigsten Fehler oder unrealistischen Kalkulationen. Braucht mein Event einen eigenen Techniker, welche Optionen gibt es im Bereich Catering und Getränke oder welches Mobiliar benötige ich für meine Art der Veranstaltung?
Viele dieser Fragen kann man oft mit den Ansprechpartnern der Location klären, manche Locations bieten auch ein „all-inclusive“ Paket, bei dem all diese Dinge inkludiert sind und von den Event-Profis der Location direkt organisiert werden. Das erspart einem als Eventplaner nicht nur einiges an Zeit und Nerven, sondern auch die Gewissheit einer professionellen Handhabe und eines zentralen Ansprechpartners – we love!
4 – Glam-Faktor
Was man allerdings meist nicht aus der Hand gibt, ist das Thema Dekoration. Denn hier weiß man als Veranstalter eines Events doch am besten, welches Look&Feel man seinem Event verpassen möchte.
Dass sich der Bereich Deko & Accessoires mittlerweile zu einem Mega-Business entwickelt hat, wissen wir spätestens seit unserer ersten Bachelorette Party, Baby Shower oder Halloween-Party. Ob du bei deinem Event lieber protzt und funkelst oder einen subtilen, cleanen Look bevorzugst, ob es der obligatorischen Fotobox oder Selfie Station bedarf oder du mithilfe eines Floristen ein wenig Dschungel-Vibes in deine Location bringen möchtest – wichtig ist: bleibe deinem Motto und Stil treu und schaffe so eine stimmige Atmosphäre. Ob spooky Halloween-Party oder Boho-Chic-Wedding – gib deinem Event den passenden „Glam“.
5 – Enjoy the ride
Eines bleibt leider für viele Eventplaner zu oft auf der Strecke: ihr gelungenes Werk dann auch selbst zu genießen. Unser Tipp lautet hier ganz klar: je besser man sein Event plant, je mehr Details mit ausreichender Vorlaufzeit geplant und vergeben werden, desto eher kann man am „Big Day“ selbst die Früchte seiner Arbeit genießen und mit Stolz auf ein besonderes und gut organisiertes Fest die Feier genießen.